Nhiều lần bạn sẽ muốn bảo vệ một bảng tính Excel 2013 mà bạn định chia sẻ trên mạng. Bằng cách đó, bạn có thể cho phép chỉnh sửa đồng thời các nội dung của các bảng tính của mình (giả định rằng bạn không bảo vệ từng tấm riêng lẻ), đồng thời ngăn không cho ai khác trừ việc thay đổi theo dõi (và do đó xóa nhật ký Lịch sử Thay đổi) .
Nếu bảng tính hiện không được chia sẻ, bạn có thể bảo vệ bảng tính và chia sẻ nó bằng cách nhấp vào nút lệnh Protect and Share Workbook trên tab Review của Ribbon hoặc bằng cách nhấn Alt + RO. Lưu ý rằng nếu bảng tính đã được chia sẻ, bạn phải ngừng chia sẻ tệp tin trước khi bạn có thể sử dụng lệnh này.
Khi bạn nhấn vào nút lệnh Protect and Share Workbook, Excel sẽ mở hộp thoại Protect Shared Workbook. Trong hộp thoại này, bạn chọn hộp kiểm Sharing with Track Changes check để bật tính năng chia sẻ tệp và để bật tính năng Theo dõi Thay đổi.
Ngay khi bạn chọn hộp kiểm này, Excel sẽ cung cấp hộp văn bản Mật khẩu (Tùy chọn), nơi bạn có thể nhập một mật khẩu phải được cung cấp trước khi bạn có thể ngừng chia sẻ bảng tính.
Nếu bạn nhập mật khẩu trong hộp văn bản này (bạn nên – nếu không, sẽ không có lý do gì để sử dụng tùy chọn này, bởi vì bất kỳ ai cũng có thể xóa bảo vệ khỏi sổ làm việc chia sẻ và do đó dừng chia sẻ tệp), Excel sẽ hiển thị ngay hộp thoại Xác nhận mật khẩu , Nơi bạn phải sao chép chính xác mật khẩu.
Khi bạn làm việc này, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại cảnh báo cho bạn biết rằng nó sẽ lưu bảng tính và khi bạn nhấp vào nút Yes, chương trình sẽ lưu bảng tính dưới dạng tệp được chia sẻ và bảo vệ nó khỏi bị làm độc quyền mà không có mật khẩu.
Chương trình cũng thêm một chỉ báo [Chia sẻ] vào tên tệp ở đầu cửa sổ chương trình Excel để cho bạn biết rằng bảng tính đang được chia sẻ.
Để loại bỏ bảo vệ và chia sẻ một Workbook, đồng thời ngừng chia sẻ nó, bạn chọn nút lệnh Unprotect Shared Workbook (thay thế nút Protect Sharing) trong nhóm Changes trên tab Review của Ribbon.
Sau khi bạn nhập mật khẩu để hủy bảo vệ tập tin trong hộp thoại Unprotect Sharing và nhấn OK, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo, thông báo cho bạn rằng hành động của bạn sắp xóa tệp khỏi sử dụng chia sẻ và xóa tệp nhật ký Lịch sử Thay đổi.
Nếu bạn nhấp vào Yes, bạn ngăn người dùng hiện đang chỉnh sửa bảng tính từ lưu các thay đổi của họ. Nếu bạn chắc chắn rằng không có ai đang sử dụng bảng tính, bạn có thể tiếp tục và xóa chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào nút Yes.
